GGZ Friesland

GGZ Friesland is een zorginstelling voor mensen met psychiatrische stoornissen of ernstige psychische problemen. De organisatie bestaat uit ca. 2100 medewerkers en was tot voor kort ingedeeld in een aantal districten (Zuid, Zuidwest, Zuidoost en Noord). Tot 2006 werden projecten als extra opdrachten in de lijn uitgevoerd, waarbij elk district zijn eigen projecten had. Projecten werden niet gestructureerd aangepakt en er werd geen standaard projectmanagementmethode gehanteerd. Er waren daardoor grote verschillen in werkwijze tussen de verschillende districten en ook werden zaken dubbel gedaan. Besturing van de projecten was daardoor erg lastig en ook het zicht op de inzet van schaarse middelen was niet helder.

Grip op strategische projecten

GGZ Friesland wilde meer grip krijgen op de strategische projecten en schaarse middelen beter inzetten. Een verdere professionalisering van projectmanagement en programmamanagement was daarvoor noodzakelijk. In 2006 is ten behoeve hiervan de programma-organisatie SCORE ingericht en in 2007 begeleidde Ruysdael het professionaliseringstraject voor circa 90 medewerkers. Er is geinvesteerd in opleidingen en begeleiding van het programma- en projectmanagement.

  • Inmiddels zijn in het opleidingstraject 89 medewerkers opgeleid in de projectmanagementmethode PRINCE2™. In het opleidingstraject is onderscheid gemaakt tussen opdrachtgever, foundation en practitioner niveau.
  • Projecten die onder regie van SCORE zijn opgestart worden bestuurd en gestructureerd conform PRINCE2™.
  • Samenhang is aangebracht tussen de SCORE-projecten.
  • Een integrale planning van projecten is opgezet.
  • Initiatieven vanuit de lijn worden op verzoek van de lijn gerouteerd via SCORE, waarbij wordt geholpen de opdracht goed te formuleren, duidelijke besluitvorming in de organisatie rondom de opdracht te verkrijgen en een project conform de PRINCE2™-aanpak op te starten.
  • Begin is gemaakt met de inrichting van het Kiezen, besturen en bewaken proces, hetgeen noodzakelijk is voor goede inrichting van portfoliomanagement en Multi Projectmanagement.
  • De in 2007 afgeronde projecten zijn binnen tijd, budget en naar tevredenheid van de opdrachtgever afgesloten.

Keten Complexe Zorg

Een van de strategische projecten, Keten Complexe Zorg (KCZ), ging over het invoeren van een ketengerichte werkwijze voor de zorg aan patiënten die meervoudige zorg nodig hebben (OGGZ, crisisdienst en langdurig zorgafhankelijken). Bedoeling was die patiënten multidisciplinair te gaan behandelen en in samenwerking met andere partijen buiten de GGZ, bijv. verslavingszorg en politie/justitie. Spil van de nieuwe manier van werken zijn de zgn. ACT-teams, Assertive-Community-Teams. Deze teams werken volgens een methode die in Amerika en Groot-Brittannië al succesvol wordt toegepast.

Van district naar divisie

De organisatie van de GGZ in districten bleek voor een eenduidige en heldere inrichting van deze zorg een belemmering. De Raad van Bestuur besloot daarom in juni 2007 de GGZ in te richten volgens een divisiestructuur met focus op doelgroepen. Het project kreeg de opdracht de divisie Complexe Zorg te gaan inrichten voor de doelgroep complexe patiënten . Een projectmanager van Ruysdael realiseerde een doorstart voor het project volgens de voor GGZ nieuwe methode PRINCE2™. In het begin van de opdracht werd veel aandacht besteed aan het oplijnen van verschillende initiatieven en aan het krijgen van een gedeeld referentiekader over het begrip ACT-team. In de eerste fase werd mét de toonaangevende psychiaters en managers uit de districten duidelijk hoe nu de nieuwe divisie eruit moest gaan zien. Hierbij werden ook medewerkers uit andere disciplines, bijv. van communicatie en financiële zaken, betrokken. En zo ontstond een blauwdruk voor de nieuwe divisie.

De implementatiefase

Eind 2007 kwam het project in de implementatiefase en is de leiding overgedragen aan een interne projectmanager. Ruysdael is gevraagd te blijven om de interne projectmanager te ondersteunen en om twee deelprojecten te leiden, nl. het invoeren van de ACT-teams en het professionaliseren van Maatschappelijke Participatie (voorheen Werk en Dagbesteding), een belangrijk onderdeel binnen GGZ dat zich richt op het terugbrengen van patiënten in de maatschappij door middel van zinvol werk, scholing en/of (vrije)tijdbesteding.

De essentie van ACT-teams

Bij de inrichting van ACT gaat het vooral om het provinciaal eenduidig en volgens de methode invoeren van de ACT-teams. Dit vereist een omslag van het werken met een individuele caseload naar werken met een caseload voor het hele team. Dit heeft invloed op de werkwijze van de medewerkers, maar bijv. ook op de manier waarop kostenplaatsen en ondersteunende systemen worden ingericht.

Maatschappelijke Participatie

Maatschappelijke Participatie streeft ernaar dat cliënten er toe doen en dat zij worden uitgenodigd mee te doen aan maatschappelijk relevante processen, zodat hun leven meer betekenis krijgt. Er wordt aandacht besteed aan werk, scholing en vrijetijdsbesteding. Drie doelen staan centraal:

  1. Behandel- en zorginhoudelijk; bejegen de cliënt meer vanuit de zorg/behandeling en bevorder de autonomie van de cliënt(en).
  2. Beter bereiken van de primaire doelgroepen; Doel van Maatschappelijke Participatie is het weer maatschappelijk en sociaal te laten meedoen van grote groepen mensen, die daar via de reguliere weg niet in slagen. Specifiek geldt dat jeugd en adolescenten nauwelijks tot niet bereikt worden met het huidige aanbod en de wijze van werken. Ook voor ouderen (55+) lijkt er een nauwelijks nog latente vraag naar structurering en zingeving die met het huidige aanbod niet wordt ingevuld.
  3. De aanwezige en te realiseren faciliteiten beschikbaar stellen aan aanpalende doelgroepen. Mensen, die nu niet direct in zorg zijn en/of niet vallen onder het regime van de AWBZ, worden meer aangezet tot minimaal maatschappelijke participatie. Er bestaat duidelijk behoefte aan begeleiding van mensen in een uitkeringssituatie met psychiatrische en psychologische problematiek. Het blijkt dat een aanzienlijk deel van deze populatie nog of eerder in zorg is (geweest) bij de GGZ.

De medewerkers Werk en Dagbesteding zoals zij vroeger werden genoemd, werden voorheen aangestuurd in de districten. Bij het verder uitwerken van de plannen werd duidelijk dat voor de professionalisering van het vakgebied een provinciale aansturing noodzakelijk is. Inmiddels is besloten dat er een discipline Maatschappelijke Participatie wordt ingericht, waarbij de manager Maatschappelijke Participatie zitting heeft in het management van de divisie Complexe Zorg waardoor een gezond evenwicht ontstaat tussen behandeling en Maatschappelijke Participatie. 

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking en toestemming van GGZ Friesland 

PRINCE2™ is a Trade Mark of the Office of Government Commerce